Marco Camisani Calzolari

Il digitale permette di risparmiare tempo. Ma se il tempo lo vuoi usare tutto, allora ti permette di fare più cose.
E’ un vero turbo per la propria produttività.
Io vivo sommerso dall’informazione. Ho il task manager di Speakage sempre aperto, dove ci sono decine di progetti attivi e altrettante persone che ci lavorano. Grazie a lui riesco a gestire tutto in modo efficiente.
Poi c’è l’aggregatore con centinaia di feed e i meta-aggregatori sociali, come Friendfeed. Tutti pieni di contenuti che seguo o con cui interagisco.
In mezzo a tutto questo le telefonate, gli sms, ma soprattutto centinaia di email.
Sono loro che se non gestite bene diventano il collo di bottiglia delle proprie attività, o peggio, non vengono gestite tutte.
Come fare quindi?

Io uso una tecnica “Inbox zero” personalizzata, derivata dal GTD (getting things done).
- Quando arrivano le email  faccio “triage” immediato.
- Tutto quello che posso fare subito e che mi occupa meno di 30 secondi, lo faccio subito.
Il resto finisce nelle tre magiche caselline (label):
- NOW! (cose da fare subito, come next, appena possibile)
- REPLY (email a cui basta rispondere, senza dover produrre nulla)
- DO (email o cose che devono essere fatte)
Queste ultime due si dividono in ASAP e SLOW.
In ASAP le cose più urgenti e in slow quelle meno.
Poi altre cartelline minori, utili per cercare altre piccole cose. Ma meno importanti.
- Il resto viene archiviato, sino a trovarmi con l’inbox vuota.

In mobilità uso il client Gmail per Symbian (ho un Nokia N85) che mi permette di fare triage anche in mobilità.

Grazie a questo metodo riesco a gestire enormi quantità di email e cose da fare.